Mengenal surat niaga, syarat kepenulisan, fungsi, dan contoh surat niaga untuk berbagai keperluan bisnis. Simak selengkapnya.
Surat Niaga – Surat niaga merupakan salah satu jenis surat resmi yang dibuat oleh badan usaha tertentu yang isinya berhubungan dengan kegiatan berbisnis, seperti pemesanan barang, penawaran barang, perjanjian jual beli, penyewaan, dan keperluan bisnis lainnya untuk kebutuhan bisnis.
Surat ini biasa disebut juga dengan surat dagang atau surat bisnis. Surat niaga bisa bersifat internal maupun eksternal. Secara internal, surat niaga dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis perusahaan tersebut dari tingkat pusat ke tingkat cabang.
Selain itu, untuk kebutuhan eksternal, surat ini digunakan untuk kebutuhan bisnis, penawaran barang dan jasa sebuah perusahaan ke perusahaan yang lainnya dengan tujuan mencari keuntungan. Untuk kamu yang ingin menulis surat niaga, simak syarat penulisan, fungsi, dan contoh-contohnya di bawah ini, simak selengkapnya!
Syarat Penulisan Surat Niaga
Syarat-syarat penulisan surat niaga perlu dipenuhi agar pembeli atau penerima surat bisa memahami dengan apa yang ditawarkan oleh perusahaan. Berikut poin-poin pentingnya:
1. Surat niaga berisikan pemesanan barang dan jasa yang berasal dari penjual.
2. Penjual atau perusahaan wajib menyebutkan jenis dan jumlah barang yang ditawarkan atau dijual.
3. Surat niaga wajib mencantumkan cara pengiriman, cara pembayaran, dan cara packing dari produk atau jasa yang ditawarkan.
Fungsi Surat Niaga
Surat niaga memiliki beberapa fungsi untuk kelancaran bisnis atau perusahaan. Surat ini bisa menjadi alat untuk mengenalkan produk, perjanjian, atau kerja sama dengan pihak lainnya. Berikut ini fungsi lengkap dari surat niaga:
1. Surat niaga berfungsi sebagai bukti konkrit kerja sama antar perusahaan.
2. Surat niaga menjadi alat untuk mengenalkan produk kepada pihak lain.
3. Kegiatan promosi dan kerja sama dengan pihak lain.
4. Meningkatkan pemasaran perusahaan.
5. Berfungsi sebagai arsip perusahaan.
6. Dapat memperluas jaringan bisnis perusahaan.
Contoh Surat Niaga
Setelah mengetahui pengertian, syarat, dan fungsi surat niaga untuk kebutuhan bisnis, kini kamu bisa membuat surat niaga sesuai kebutuhan perusahaan atau badan usaha.
Berikut ini jenis-jenis dan contoh surat niaga yang bisa kamu jadikan panduan penulisan, Toppers.
1. Surat Perjanjian Jual-Beli
Surat niaga perjanjian jual beli merupakan surat yang dibuat untuk perjanjian jual-beli antar perusahaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai bukti konkrit dari pembelian barang yang ditawarkan oleh perusahaan.
2. Surat Perjanjian Sewa Menyewa
Surat perjanjian sewa menyewa merupakan surat yang dibuat oleh kedua belah pihak perusahaan, yakni penyewa dan pihak yang disewakan.
Surat ini berisikan perjanjian tertulis tentang kesepakatan sewa menyewa, identitas resmi perusahaan, hak dan kewajiban yang harus dipatuhi, dan juga tanda tangan dari kedua belah pihak yang melakukan transaksi sewa menyewa.
3. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat niaga yang dibuat oleh perusahaan sebagai penjual yang menawarkan barang atau jasa kepada calon pembeli. Surat ini juga bisa dibuat dengan permintaan penawaran dari perusahaan yang tertarik dengan produkmu, Toppers.
Namun, biasanya surat ini dibuat secara inisiatif oleh sebuah perusahaan untuk menawarkan barang-barang terbaru atau promo dari sebuah perusahaan tersebut.
4. Surat Pengaduan
Surat pengaduan dibuat jika sebuah perusahaan mengalami ketidaksesuaian atau barang yang diterima oleh sebuah perusahaan kurang valid. Perusahaan tersebut mengajukan pengaduan atau tuntutan dengan alasan yang lengkap.
Sebelum membuat surat ini, perusahaan wajib mengecek setiap barang yang diterima. Jika tidak sesuai, sebuah perusahaan membuat surat pengaduan yang berisikan tuntutan yang berupa ganti rugi, pembatalan pembelian barang, potongan harga, atau pengangkutan barang kembali yang diterima oleh perusahaan. Hal ini tergantung dari keputusan perusahaan, Toppers.
5. Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan surat pelimpahan wewenang perusahaan atau pejabat tertentu kepada perusahaan lain yang diberikan wewenang, seperti surat kuasa tanah atau surat kuasa sebuah perusahaan. Surat ini wajib dilengkapi dengan tanda tangan dan bermaterai.
6. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan yang meminta informasi lengkap tentang barang yang diinginkannya kepada penjual atau perusahaan lainnya. Dengan surat ini, perusahaan akan meminta balasan dari penjual, yakni daftar harga dan rincian barang sebagai bahan pertimbangan perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga akan meminta keterangan pengiriman barang, syarat pembayaran, pelayanan barang, kualitas barang, dan model barang, Toppers.
7. Surat Pesanan
Setelah kamu setuju dengan penawaran barang yang ditawarkan perusahaan lainnya, kamu sebagai pembeli bisa membuat surat pesanan yang ditujukan untuk penjual, perusahaan lain, atau produsen untuk memesan barang yang diperlukan.
Surat ini dibuat sebagai bukti konkrit dari pesanan dari sebuah perusahaan. Setelah penjual mengkonfirmasi dari surat pesanan, mereka akan menyelesaikan pesanan kamu sesuai syarat-syarat yang dicantumkan oleh perusahaan.
Dalam surat pesanan, kamu wajib mencantumkan kriteria barang yang dipesan, syarat pembayaran, cara pengiriman barang, dan batas waktu pengiriman barang.
Itu dia Toppers pengertian surat niaga, syarat-syarat yang harus dipenuhi, fungsi-fungsi, sekaligus contoh surat niaga sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Surat ini cocok dibuat untuk langkah awal pemesanan barang, pengaduan, permintaan penawaran barang, maupun kerja sama dengan perusahaan lainnya.Untuk kamu yang ingin membuat surat niaga, beli perlengkapan surat-menyurat seperti amplop dan cap surat hanya di Tokopedia.
Penulisan: Zihan Berliana Ram Ghani