Contoh notulen rapat yang baik dan benar, lengkap dengan peran, fungsi, dan susunan membuatnya secara terstruktur dan rinci.
Notulen Rapat – Setiap diskusi atau rapat pasti membutuhkan notulen sebagai catatan resmi yang berisi isi rangkuman pembicaraan dalam meja rapat. Menurut KBBI, notulen adalah catatan singkat terkait jalannya rapat atau persidangan dan juga hal yang dibicarakan serta diputuskan.
Umumnya, notulen rapat bersifat sistematis, padat, dan tentunya ringkas yang berisikan inti dari pembicaraan rapat. Melalui catatan ini, hasil rapat dapat dijadikan sebagai dokumentasi tertulis yang memiliki waktu dan isi yang jelas untuk dilaporkan ke atasan atau disimpan sebagai arsip.
Sebuah notulen dicatat oleh seorang notulis yang biasanya seorang sekretaris atau asisten dari perusahaan atau kantor tersebut. Mereka memiliki peran untuk mencatat waktu rapat, topik rapat, mendata jumlah peserta, dokumentasi, dan tentunya kesimpulan dari rapat.
Baca Juga: 10 Contoh Deskripsi Diri di CV & Saat Interview, Ringkas dan Menarik!
Fungsi Notulen Rapat
Langkah pertama untuk membuat Notulen rapat yang baik dan benar adalah mengetahui fungsi dari notulen rapat yang akan dibuat.
Ditulis sebagai pengingat bahkan panduan saat melakukan rapat, untuk lebih jelasnya simak fungsi notulen rapat berikut ini.
1. Alat Bukti Rapat
Sebuah notulen tentunya bisa menjadi alat bukti rapat jika sewaktu-waktu dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Notulen akan menjadi alat yang ampuh untuk mengetahui segala perubahan dan hasil yang ada di dalam sebuah rapat secara rinci.
2. Sumber Informasi
Dalam sebuah rapat, ada kalanya seseorang absen menghadiri acara tersebut karena memiliki halangan tertentu yang tidak bisa ditunda. Sebuah notulen rapat tentunya sangat berfungsi bagi orang yang tidak hadir karena menjadi sumber informasi tentang apa saja yang sudah dibahas di dalam rapat.
3. Sebagai Dokumen
Notulen rapat tentunya dapat berfungsi sebagai arsip atau dokumen perusahaan. Tulisan harus ditulis secara sistematis berdasarkan susunan rapat yang telah dilaksanakan. Perkembangan sebuah perusahaan atau organisasi dapat dilihat dengan mudah dalam arsip notulen rapat.
4. Panduan Rapat
Fungsi notulen berikutnya adalah sebagai panduan rapat. Panduan ini berfungsi ketika kita akan mulai mengerjakan kegiatan yang sudah didiskusikan di dalam rapat.
Dalam sebuah notulen rapat, tertulis jelas penanggung jawab setiap kegiatan, rangkaian acara, dan tugas yang akan dilaksanakan oleh seluruh peserta. Hal ini juga memudahkan kita untuk menghubungi orang yang bersangkutan.
5. Sebagai Pengingat
Dengan tulisan yang dibuat secara terstruktur dan sistematis, sebuah notulen rapat tentunya bisa menjadi pengingat kita saat ingin mengerjakan kegiatan karena segala tugas berikut pelaksanaannya sudah ditulis jelas di dalam sebuah notulen.
baca juga: Pengertian dan Ciri-ciri Kerja Keras, Kamu Salah Satunya?
Susunan Notulen Rapat
Sebelum menulis notulen rapat dengan baik dan benar, kamu perlu mengetahui susunannya terlebih dahulu agar notulen rapat perlu ditulis secara rinci, terstruktur, dan berurutan.
Hal ini dibutuhkan guna memudahkan pembaca untuk mengetahui alur rapat dari awal sampai akhir, mulai dari pembukaan, isi, hingga kesimpulan. Meskipun kebijakan perusahaan berbeda-beda, berikut ini susunan poin penting yang harus ada di dalam sebuah rapat:
1. Judul Rapat
Susunan paling penting di dalam sebuah notulen rapat adalah judul rapat tersebut. Kamu bisa menulis judul sesuai dengan tujuan rapat tersebut. Dengan adanya judul rapat, kamu bisa mencari arsip atau dokumen ini secara mudah.
2. Waktu dan Tempat Rapat
Setelah judul, kamu juga perlu untuk menyusun waktu dan tempat rapat sesuai dengan kegiatan rapat yang dilaksanakan secara rinci dan berurutan.
3. Daftar Anggota Rapat
Dengan menyusun siapa saja yang hadir ke dalam rapat, kamu akan lebih mudah untuk mengetahui peserta yang tidak hadir dan memberikan informasi terkait rapat yang telah dilaksanakan ke orang yang bersangkutan.
4. Tujuan Rapat
Selanjutnya, kamu juga perlu menuliskan tujuan diadakannya rapat tersebut. Apakah membahas tentang suatu topik, perubahan struktur organisasi, pembuatan acara, atau yang lainnya.
5. Pembahasan, Hasil, dan Kesimpulan Rapat
Susunan rapat yang paling penting dan wajib ada dalam sebuah notulen rapat adalah pembahasan, hasil, dan juga kesimpulan rapat. Dalam poin ini, hasil keputusan rapat seperti, langkah-langkah kegiatan, penugasan anggota, rangkaian acara ditulis secara ringkas dan lengkap.
Dengan penulisan ini, setiap anggota tim dapat mengetahui tugas yang harus dilaksanakan dan keputusan yang telah diambil. Selain itu, hal ini juga dapat memudahkan anggota yang tidak hadir untuk mengetahui apa saja yang dibahas dalam sebuah rapat.
Contoh Notulen Rapat yang Baik dan Benar
1. Contoh Hasil Notulen Rapat Dinas
Rapat dinas yang bersifat resmi tentunya memerlukan notulen rapat sebagai bukti tertulis tentang apa saja yang sudah dibahas. Notulen ini ditulis lengkap dengan nama instansi, logo, waktu rapat, isi, dan hasil yang telah didiskusikan secara formal.
2. Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Sebuah perusahaan tentunya rutin melakukan rapat untuk meninjau perkembangan perusahaan atau inovasi-inovasi terbaru, atau menjelaskan agenda karyawan yang harus dikerjakan. Hal ini tentunya sangat bermanfaat bagi kemajuan perusahaan di masa yang akan datang.
3. Contoh Notulen Rapat Organisasi
Organisasi pastinya memiliki visi, misi, serta rencana yang akan datang dari rapat yang telah dilaksanakan. Biasanya sebuah organisasi akan mengadakan rapat ketika ada pergantian struktur organisasi atau rencana sebuah kegiatan.
Agar terdokumentasi secara rinci, tentunya notulen harus menulisnya dengan ringkas dan terstruktur sehingga semua anggota dapat membaca hasil rapat secara tertulis.
4. Contoh Notulen Rapat Guru
Saat masih sekolah, tentu kita sering mendengar bahwa guru sedang mengadakan rapat sehingga tidak bisa masuk ke kelas. Rapat yang diadakan guru biasanya membahas tentang rencana ulangan kenaikan kelas yang akan dilaksanakan, program-program mengajar untuk siswa, kurikulum, atau proses belajar dan mengajar.
Tentunya hal ini perlu dicatat oleh seorang notulen agar hasil rapat bisa dibaca secara terstruktur.
5. Contoh Notulen Rapat Desa
Rapat desa menjadi salah satu kegiatan penting yang diselenggarakan secara rutin untuk membahas pembangunan dan kegiatan yang akan dilakukan di desa. Rapat desa juga tentunya menjadi ajang bermusyawarah terkait masalah yang sedang dihadapi di desa tersebut.
Notulen rapat desa tentunya akan mencatat segala rincian dan kegiatan yang akan dilaksanakan secara rinci dan ringkas.
Baca Juga: 6 Contoh Motivation Letter dan Cara Membuatnya dengan Mudah
Setelah mengetahui pengertian, fungsi, susunan, dan juga contoh notulen rapat. Kini kamu sudah bisa untuk menulis notulen dengan baik dan benar. Intinya,tulis inti dari pembicaraan secara ringkas ya, Toppers. Cantumkan juga waktu kegiatannya dengan rinci.
Seorang notulen tentunya membutuhkan laptop untuk menulis notulen yang bisa kamu beli dengan penawaran harga terbaik hanya di Tokopedia!
